L’entrée en EHPAD représente une étape importante pour un proche en perte d’autonomie autant que pour ceux qui l'accompagnent. Cette décision est souvent reportée au maximum pour favoriser le maintien au domicile le plus longtemps possible. Mais dans certains cas, il n'est plus possible pour l'aidant d'assurer l'accompagnement à cause d'une aggravation de l’état de santé (du proche comme de l’aidant), une impossibilité de rester à domicile ou une situation de rupture (chute, hospitalisation).

L’admission en EHPAD obéit à une procédure unique et encadrée par l’administration qu'il est bon de connaître avant d'en arriver à une situation de rupture ou d'urgence. Comprendre les étapes, les critères requis, les documents à fournir, ainsi que les recours en cas de refus ou d’attente prolongée vous permettra d’aborder la situation plus sereinement.

Les critères d’admission en EHPAD

L'âge et le besoin d'accompagnement

L’admission en EHPAD repose d’abord sur l’évaluation du niveau de dépendance de la personne âgée. En principe, il faut avoir au moins 60 ans pour être accueilli dans ce type d’établissement, sauf dérogation accordée par le président du conseil départemental en cas de pathologies proches de celles du grand âge. Mais l’âge n’est pas le seul critère. Ce sont surtout les besoins en soins et en accompagnement au quotidien qui motivent une entrée en EHPAD.

L'évaluation du niveau de perte d'autonomie

L’un des outils de référence utilisés par les professionnels est la grille AGGIR (Autonomie Gérontologie Groupes Iso-Ressources). Cette grille permet de classer les personnes selon six niveaux de dépendance, appelés GIR, allant de GIR 1 (personnes totalement dépendantes) à GIR 6 (personnes autonomes). Les EHPAD accueillent principalement des personnes relevant des GIR 1 à 4, c’est-à-dire ayant besoin d’une aide quotidienne pour les actes essentiels de la vie (se lever, se laver, s’habiller, se nourrir, etc.).

Pour obtenir le niveau de GIR d'une personne âgée, vous pouvez passer par différent dispositif :

Le conseil départemental : Dans le cadre d'une demande d'Allocation Personnalisée d'Autonomie (APA), un évaluateur vient au domicile analyser la situation de la personne âgée. En fonction de plusieurs critères, la conclusion du niveau de GIR sera donnée, ainsi qu'un plan d'aide personnalisé.
Les caisses de retraite : Il est possible de contacter sa caisse de retraite, comme l'Agirc Arrco, afin de bénéficier d'une évaluation la dépendance d'un proche et une orientation vers les aides correspondants à ses besoins.
Le médecin coordonnateur d'un Ehpad : Il peut directement lancer l'évaluation suite à la demande d'un futur résident.

Dans quels cas envisager un placement en Ehpad ?

L'entrée dans une maison de retraite médicalisée est souvent une étape compliquée, ne serait-ce qu'à envisager. Plusieurs interlocuteurs existent pour vous guider dans votre décision. Cela permet de s’assurer que l’EHPAD est bien la structure la plus adaptée. Par exemple, une personne âgée désorientée pourrait bénéficier d’un hébergement dans une unité protégée au sein d’un EHPAD, tandis qu’une personne relativement autonome, mais isolée pourrait se voir proposer une résidence autonomie. Cet accompagnement vous rassure sur la prise de décision et peut vous aider à faire face à la culpabilité d'un sentiment de doute et d'abandon, souvent engendré par cette étape lorsqu'on prend soin d'un proche âgé.

Pour trouver un professionnel qui pourra vous aider dans l'évaluation de la situation et vous orienter sur les démarches à suivre, vous pouvez consulter les différents points d'accueil locaux dédiés :

Un Centre Local d’Information et de Coordination (CLIC),

Certaines Maisons pour l’autonomie et l’intégration des malades Alzheimer (MAIA),

Les Maisons d'Autonomie (MDA),

Une assistante sociale,

Les services sociaux hospitaliers

Constituer un dossier d’admission en EHPAD

La demande d’admission pour une entrée permanente ou un hébergement temporaire passe obligatoirement par le remplissage d’un dossier national unique, commun à tous les EHPAD publics, associatifs et de nombreux établissements privés. Ce formulaire est disponible sur le site officiel www.service-public.fr, sous la référence Cerfa n°14732*03. Il peut être téléchargé ou rempli directement en ligne sur la plateforme sécurisée ViaTrajectoire.

Le dossier est composé de deux parties distinctes.

Le volet administratif

Il doit être complété par la personne âgée ou par un proche aidant ou un représentant légal. Il regroupe toutes les informations nécessaires à l’étude de la demande :

L'état civil,
La composition familiale,
Les ressources mensuelles,
Le régime de Sécurité sociale,
Les coordonnées de la personne à prévenir en cas d’urgence,
Le contexte de demande du placement : la date d'entrée souhaitée, les détails sur la situation, son état de santé physique et mental,

Le volet médical

Il doit impérativement être rempli et daté par le médecin traitant, ou à défaut par un autre en lien avec le patient. Ce document, confidentiel, est transmis sous pli cacheté directement à l’équipe soignante de l’établissement ou au médecin coordonnateur. Il permet d’évaluer l’état de santé, les traitements en cours, les troubles cognitifs éventuels, et d’anticiper les besoins en soins. Il est valable pendant trois mois.

Les pièces justificatives à joindre

Il faut également joindre au dossier plusieurs pièces justificatives : une copie de la carte d’identité, un justificatif de domicile, le dernier avis d’imposition ou de non-imposition, les justificatifs de pensions ou retraites, et éventuellement la désignation d’une personne de confiance. Certains établissements peuvent aussi demander la carte Vitale, une attestation de Sécurité sociale ou un jugement de tutelle.

Envoyer la demande d'admission en ligne

De plus en plus de départements proposent de faire la demande d’admission en EHPAD via la plateforme sécurisée en ligne : ViaTrajectoire. Ce service public gratuit permet de remplir la partie administrative du dossier directement en ligne, de joindre les pièces justificatives numérisées, et de transmettre le tout à plusieurs établissements en quelques clics.

Une fois connecté, vous pouvez créer un dossier au nom de votre proche, renseigner ses coordonnées, ses ressources, les personnes à prévenir, et même ajouter des souhaits particuliers (proximité géographique, pathologie spécifique, résidence déjà visitée…). L’intérêt est de pouvoir envoyer simultanément ce dossier à plusieurs EHPAD de votre choix, selon les disponibilités recensées.

En revanche, la partie qui concerne la santé du résident ne peut pas être transmis par voie électronique. Cette partie, remplie et signée par le médecin traitant, contient des données de santé sensibles. Elle doit être imprimée puis envoyée sous pli cacheté à l’attention du médecin coordonnateur de chaque établissement sollicité. Vous pouvez l’adresser par courrier postal ou le remettre en main propre lors d’un rendez-vous sur place. Pensez à bien indiquer le nom de la personne concernée sur l’enveloppe, avec la mention « Confidentiel – Volet médical ».

Envoyer la demande d’admission par courrier

Vous pouvez tout à fait faire la demande d’admission à plusieurs EHPAD de manière plus classique, en version papier. Le formulaire national de demande d’admission en EHPAD est téléchargeable sur le site officiel service-public.fr, sous la référence Cerfa n°14732*03. Ce dossier est reconnu par tous les établissements publics, associatifs, et de nombreux EHPAD privés.

Vous devrez imprimer les deux volets du dossier. Chaque EHPAD doit recevoir un exemplaire complet du dossier, accompagné des justificatifs demandés. Là encore, la partie médicale doit toujours être transmise sous pli confidentiel et adressé au médecin coordonnateur de l’établissement. Vous pouvez envoyer l’ensemble par courrier recommandé ou vous rendre sur place pour le déposer en main propre, si cela est plus simple ou plus rassurant.

Délais d’attente et gestion des refus

Les délais d’attente pour obtenir une place varient fortement d’un territoire à l’autre. Dans les grandes agglomérations ou les établissements spécialisés, il n’est pas rare de devoir patienter plusieurs mois. Il est donc crucial de relancer régulièrement les structures sollicitées et de ne pas hésiter à les appeler pour faire le point sur la position en liste d’attente.

En cas de refus, les familles peuvent demander à l’établissement les raisons du rejet. Un refus peut être motivé par l’absence de place, un profil pathologique inadapté ou encore des ressources jugées insuffisantes dans le cas d’EHPAD privés. Il n’existe pas de recours contentieux spécifique, mais il est possible de formuler une nouvelle demande dans un autre établissement ou de revoir l’orientation avec un professionnel de santé.

Faire une demande d’admission en urgence

Il arrive que la question de l’entrée en EHPAD ne puisse plus attendre. Une hospitalisation soudaine, une chute ou l’épuisement d’un proche aidant peuvent rendre le retour à domicile impossible. Dans ce cas, il est possible de formuler une demande d’admission en urgence, mais cette situation ne supprime pas pour autant les démarches administratives habituelles.

La procédure reste la même. Cependant, il est recommandé de contacter directement les EHPAD susceptibles d’avoir une place disponible, par téléphone, en expliquant la situation. Certains établissements prévoient des lits d’urgence ou des places d’hébergement temporaire, permettant un accueil rapide pour quelques semaines ou mois, dans l’attente d’une solution pérenne.

Les services hospitaliers, les assistantes sociales ou les CLIC peuvent vous aider à identifier les établissements disposant de places. Il est essentiel, même dans l’urgence, de fournir un volet médical à jour, signé par un médecin, afin que l’établissement puisse évaluer la compatibilité du profil du futur résident avec sa capacité d’accueil.

Quelles aides pour financer l’entrée en EHPAD ?

L’entrée en EHPAD représente un coût important, souvent supérieur à 2 000 euros par mois. Heureusement, plusieurs aides financières existent pour réduire le reste à charge.

L’Allocation personnalisée d’autonomie (APA) en établissement permet de couvrir en partie le tarif dépendance.
L’Aide sociale à l’hébergement (ASH) est destinée aux personnes âgées aux revenus modestes.
L'Aide Personnalisée au logement (APL) ou l’Allocation de Logement Sociale (ALS), en fonction du statut de l’établissement et du montant du loyer.

L’admission en Ehpad, un chemin qui se prépare

Entamer une demande d’admission en Ehpad ne veut pas dire que votre proche va y entrer tout de suite. Entre le dossier à constituer, l’évaluation des besoins et le temps d’attente pour une place disponible, le processus prend souvent plusieurs semaines, parfois plusieurs mois. C’est justement pour cette raison qu’il vaut mieux s’y prendre en amont, avant qu’une urgence ne vienne tout bousculer et réduire les possibilités de choix.

Ces démarches peuvent aussi se vivre par étapes. Beaucoup d’établissements proposent des accueils temporaires, sur quelques jours ou quelques semaines, qui permettent de tester le lieu et de voir comment la personne s’y sent. Il est également possible d’organiser des visites, d’échanger avec les équipes et de se projeter dans ce nouveau cadre de vie. Ce temps de préparation aide à aborder plus sereinement la transition vers un accueil permanent, autant pour la personne âgée que pour sa famille.

Comment faire une demande d'admission en EHPAD ?

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